Herramientas para videoconferencia 13: Enviar archivos y compartir información

Una de las opciones que pueden resultar necesarias al realizar encuentros online, especialmente en congresos, talleres, charlas, etcétera, es compartir información con alguna persona concreta o con varios de los participantes, tales como apuntes, horarios, o hacer llegar a los asistentes, por ejemplo, el archivo de una presentación que se ha mostrado, etcétera.

Evidentemente, se podrían usar muchas herramientas externas para ello, pero vamos a dar aquí dos opciones para compartir información rápida y fácilmente desde Zoom.

La primera opción y más sencilla es usar el chat en Zoom. En la ventana del chat, en la parte inferior, disponemos de la opción de enviar archivos; y, como es lógico, esto puede hacerse para un participante concreto o para todos. En este caso, enviamos un archivo sin necesidad de mostrar su contenido en pantalla.

Pero también se puede compartir información de forma más completa y estructurada. La herramienta a la que nos referimos se encuentra dentro de «Compartir pantalla», donde veremos que, en una de las pestañas, nos indica la posibilidad de Compartir archivos. Si accedemos a ella, se nos ofrecen opciones para compartir a través de Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive, Box y Microsoft Sharepoint (como parte de Teams). En este caso, sí que el archivo se abrirá en la pantalla, y podremos compartir su contenido con los asistentes, e incluso interactuar con él. Esto nos abre un gran abanico de opciones a la hora de trabajar en equipo, de compartir información que no se encuentra en nuestro ordenador, o incluso de acceder a contenidos corporativos en reuniones de trabajo.

Como vemos, son herramientas sencillas, pero que nos abren muchas opciones para realizar reuniones de trabajo, sesiones de trabajo de equipos ministeriales, talleres y otros muchos encuentros en los que, para alcanzar la productividad deseada, es necesario compartir información y archivos.

(Algunas de estas informaciones, así como materiales de apoyo y otras herramientas, están disponibles en www.diakonos.es. Para más información, pueden entrar en contacto con [email protected].)