Para aprovechar el tiempo hay que establecer prioridades

Todos los días, cada uno de nosotros cuenta con la misma cantidad de tiempo: 24 horas. Lo que hace la diferencia es cómo lo utilizamos. Dominar el tiempo requiere atención, constancia, sentido de la responsabilidad, respeto a ti mismo, a los demás y orden. Todo esto no es nada fácil.

Las personas que aprovechan al máximo su tiempo posiblemente utilicen distintos sistemas y técnicas, pero tienen una cosa en común. Tienen una visión de cómo quieren utilizar su tiempo, es decir, tienen un sentido claro de las prioridades.Ellos saben qué es lo que quieren hacer con su tiempo.

Conseguir nuestras metas para un cambio efectivo probablemente nos exija un nivel de aprovechamiento del tiempo que no hemos alcanzado, ni necesitado antes.

La manera en que empleamos nuestro tiempo es una cuestión de hábitos. He aquí algunas estrategias básicas que, con algo de esfuerzo, pueden ayudar a cualquiera a organizar y aprovechar su tiempo.

En primer lugar, es importante crear un espacio propio. En segundo lugar, debe reconocer que sus obligaciones son tan importantes como las necesidades y requerimientos de los demás. En tercer lugar, aprenda a establecer límites en cuanto a que le interrumpan o alteren su horario laboral; por último, diseñe su horario personal.

LA AUTO OBSERVACIÓN
Para redimir el tiempo debemos intentar observarnos y estimar con precisión el tiempo que nos lleva cada una de nuestras actividades. A esta “auditoría” debemos sumarle el examen de nuestras prioridades.

A veces tendemos a hacer las tareas menos prioritarias en vez de hacer cosas más importantes. Podemos preguntarnos: “¿Cuál el mejor uso que puedo darle a mi tiempo?”, y de esa forma distribuir el mismo como resulte más provechoso.

“Cualquiera sea su prioridad –personal u otra, como aumentar las ventas, desarrollar un nuevo producto o completar un nuevo proyecto- , aprovechar el tiempo le puede ayudar a lograrlo”, dice Melissa Raffoni, fundadora de Skills Alliance.

Otro de los problemas habituales es la tendencia a estar demasiado disponible. Valdría la pena preguntarnos si estamos intentando contentar a todos para ser aceptado.

LO URGENTE Y LO IMPORTANTE
Si estamos siempre corriendo para completar tareas urgentes, probablemente significa que tenemos problemas para administrar nuestro tiempo, para identificar nuestras prioridades o acostumbramos a dejar cosas para luego.

Debemos aprender a delegar, o ignorar, las tareas que son urgentes pero no prioritarias. Por ejemplo, si un amigo necesita un libro suyo urgentemente, que venga él a buscarlo, o que se espere hasta mañana. Usted no puede dejarlo todo para llevárselo.

Mantener altos niveles de atención y concentración requiere a veces mucho esfuerzo, pero la concentración puede entrenarse mediante periodos breves e intensos de atención. Esta es una buena forma de ir adquiriendo destreza en hacerlo durante periodos más largos. Diez minutos de esfuerzo, con objetivos a corto plazo, pueden ser muy productivos.

Las distracciones tienen que ver también con nuestro nivel de ansiedad y tolerancia a la frustración. Si nos enfrentamos con una tarea difícil, que requiere de más tiempo, y pretendemos hacerlo todo de golpe, es probable que no lo consigamos. La consecución de objetivos ha de ser progresiva y marcándonos un ritmo para lograrlo.

A todos nos sucede: Postergamos nuestras responsabilidades de vez en cuando. La clave está en saber cuáles son las cosas “dejamos para luego”, cómo y por qué. Es importante descubrir qué tareas son las que más evitamos y cuál es nuestra excusa favorita para postergarlas. Tal vez nos refugiamos en la televisión, Internet o las labores domésticas. A veces posponemos cosas que son relativamente poco importantes, pero hay otras que posponemos por nuestra inseguridad acerca de cómo deberíamos hacerlas, porque son sumamente importantes o particularmente difíciles.

MIEDO AL FRACASO
Algunas personas temen fracasar debido a la importancia o dificultad de la tarea. Algunas temen al éxito, porque hacerlo bien implicaría nuevas y mayores exigencias. Otras resisten la autoridad y se resisten a cumplir sus demandas. Algunas personas son perfeccionistas y se niegan a intentarlo si no están seguros de un resultado perfecto. Algunos tienen muy baja tolerancia a la frustración y prefieren evitar el mal rato. Si el hábito de postergar nuestras tareas se convierte en un problema serio, deberíamos buscar la ayuda de un profesional.

Nuestras autocríticas o descalificaciones espontáneas aumentan el estrés. Este puede ser un factor que contribuya a disminuir la motivación y la acción, distraer la atención y concentración, reducir la eficacia y, finalmente, brindar una excusa para un mal resultado. Debemos analizar lo que nos decimos para ver si es algo que nos motiva o nos pone más ansiosos y proponernos reemplazar las críticas automáticas con acciones.

Otro factor que inhibe la acción es el perfeccionismo. Esta conducta refleja un pensamiento tipo todo-o-nada de forma que podemos estar evitando la acción por inseguridad o miedo. Algunas cosas son suficientemente importantes como para que las hagamos a la perfección, pero la mayoría se satisfacen con un esfuerzo “bastante bueno”.

¿APROVECHAR EL TIEMPO O MANEJARLO?
Según la experta Melissa Raffoni “aprovechar el tiempo es una estrategia que implica usar el tiempo de manera inteligente para conseguir metas más importantes”, mientras que “gestionar el tiempo es el proceso diario que usted usa para aprovechar el tiempo; es decir, las agendas, las listas de cosas por hacer, la delegación y otros sistemas que le ayuden a usar el tiempo eficientemente”.

Raffoni señala también que “sin la estrategia –la visión y el plan- la gestión del tiempo no necesariamente le ayudará a lograr sus metas. Por esa razón, el primer paso para aprovechar su tiempo es esclarecer cuáles sus prioridades”.