Consejos para no meter la pata en un email

El primer correo electrónico se envió en 1971. Décadas después aún seguimos con dudas: ¿cuándo debo usar la copia oculta? ¿Cuánto tiempo puedo tardar en contestar? ¿POR QUÉ NO PUEDO ESCRIBIR EN MAYÚSCULAS?

Jaime Rubio Hancock contesta estas cuestiones y da algunos consejos.

1.- ¿Cuándo debo usar la copia oculta?

Puedes usar el campo de destinatario habitual cuando escribas un mail a una sola persona o a un grupo en el que todos (o casi todos) se conocen y además sea útil que la gente vea las respuestas de todo el mundo. Por ejemplo, cuando invites a tus amigos a tu cumpleaños. No hace falta usar la copia oculta para eso. Es tu cumpleaños, no la recepción del embajador. A lo mejor hay gente que no se conoce entre sí, pero no se van a dedicar a enviarse spam.

El campo de copia (CC) sirve para que otra persona esté informada de la conversación. No se espera que intervenga.

La copia oculta (CCO) sirve para enviar un mensaje a muchas personas que no se conocen de nada. Por ejemplo, un mail a todos tus contactos informando de que has cambiado de número de teléfono.

2.- Explica de qué va tu mensaje

El asunto del correo electrónico ayuda a saber, por ejemplo, si lo debemos leer en seguida o si podemos esperar. También es útil para buscarlo si lo necesitamos dentro de un tiempo.

3.- NO ESCRIBAS TODO EL TEXTO EN MAYÚSCULAS

CUANDO ALGUIEN ESCRIBE EN MAYÚSCULAS DA LA IMPRESIÓN DE QUE ESTÁ GRITANDO Y ESO PUEDE RESULTAR MOLESTO. ADEMÁS, LAS FRASES SON MÁS LEGIBLES SI SE USAN LAS MAYÚSCULAS SÓLO CUANDO TOCA.

Según explica The New Republic, esta convención que en internet identifica las mayúsculas con los gritos se remonta a mediados de los 80, con los grupos de Usenet. Y de hecho, es anterior a internet: las mayúsculas siempre han estado asociadas a la seriedad estética (en los monumentos, por ejemplo) y también para mostrar ira en textos escritos.

Total, que no grites. A no ser que sea ESTRICTAMENTE NECESARIO.

4.- Sé educado

Como su propio nombre indica, un correo electrónico es una carta. Hay muchas diferencias, claro, pero podemos aplicar gran parte de los consejos que daba Lewis Carroll para escribir correspondencia. Como este, con el que demostrarás que eres una persona atenta y educada:

La mejor manera de comenzar una carta es respondiendo a las cuestiones que planteaba tu interlocutor en la carta anterior. Escribe siempre con esa carta abierta delante de ti. Una vez que hayas contestado a sus preguntas o comentado sus sugerencias, ya puedes escribir libremente sobre lo que quieras.

Hay más: no envíes cartas en caliente, rebaja el tono si te escriben enfadado y sé aún más amable con las cartas amables. Y hay uno sobre el humor al que dedicaremos el siguiente punto.

5.- A lo mejor no entienden tus chistes

Carroll recomienda ser muy exagerado con el humor para que se entienda. Por escrito, se pierden referencias como los gestos y el tono de voz, por lo que resulta más difícil detectar la ironía, por ejemplo. Además, es posible que además nuestro interlocutor no nos conozca y no sepa que estamos bromeando. No sólo eso: en persona podemos disculparnos en seguida si la broma no ha sido afortunada, pero por correo electrónico podemos tardar más en darnos cuenta de que ha habido un malentendido y para entonces ya nos habrán jurado odio eterno.

6.- Los emoticonos, en dosis pequeñas ;-)

Mucha gente le tiene manía a los emoticonos :( pero gracias a los emoji de Whatsapp están recuperando presencia :) Puedes usarlos en tono irónico y simpático :B No los debes utilizar en mails de trabajo :| pero en un ámbito más informal pueden ayudar precisamente a evitar malos entendidos ;) y a que se sepa, por ejemplo, que estamos hablando en broma xD.

Eso sí, jamás hagas lo que acabo de hacer y reemplaces todos los signos de puntuación por un emoticono. Úsalos sin complejos, pero con mucha moderación. Es un detalle simpático, irónico, o en todo caso, un mal menor. Pero siempre un detalle.

8.- Escribe con tds ls ltrs

No uses lenguaje de sms ni aunque escribas desde el móvil. Eso era comprensible cuando los teléfonos tenían 12 teclas, pero con las pantallas táctiles y los teclados qwerty no hace falta. El mail se considera algo más serio que un mensaje de whatsapp.

Evita también abreviaturas y siglas como LOL y WTF a no ser que tu objetivo sea que los demás piensen que eres un señor de 40 años que intenta aparentar 17 (¡LOL!).

9.- Usa el teléfono

No dudes en coger el teléfono para aclarar cualquier cosa, en lugar de enviar 40 mails porque no os aclaráis. Eso sí, ten en cuenta que si te han escrito un correo electrónico, es posible que haya motivos para hacerlo así, como la necesidad de que conste todo por escrito, o que estéis en diferentes husos horarios.

10.- Cuidado con lo que envías

Hablando de whatsapp, ahora todos los chistes sin gracia y cadenas horribles se reenvían usando esta aplicación, pero aún nos llegan de vez en cuando al buzón de entrada del correo electrónico. No envíes este tipo de mensajes si no estás seguro de que le van a llegar a quien quiere recibir estas cosas.

11.- No me agobies

Hay gente que todavía activa la opción de confirmación de lectura del mail como si estuviéramos en 1998 y como si el correo electrónico fuera un fax, con su confirmación de recepción. Puede ser incluso intrusivo, como una especie de trampa: "¡Ajajá, ahora tiene que contestarme! ¡Le he dejado sin escapatoria!". Al final, todos le damos a la opción de "no enviar" y sólo conseguirás volverte loco creyendo que nadie recibe tus mensajes.

12.- ¿Envío un mail sólo para dar las gracias?

Te llega un mail. Sólo pone: "Gracias". A mucha gente esto le molesta: "¿Para eso me envías otro mensaje? ¡Me estás haciendo perder el tiempo! ¡NO TENGO TIEMPO PARA LEER UNA PALABRA!". Aunque parezca increíble, hay parte de razón en esta queja y hay que encontrar el equilibrio adecuado. Habitualmente, es necesario acusar recibo y dar las gracias. Si se trata de alguien con quien te pasas el día enviado correos de trabajo, es muy posible que sólo sea un engorro para todos. Eso sí, ante la duda, sé agradecido.

13.- ¿Seguro que es urgente?

Muchos gestores de correo permiten asignar prioridad alta a los mensajes que enviamos. Antes de hacer eso (o de escribir URGENTE en el asunto), no está de más considerar si nuestro correo es tan importante como creemos y, sobre todo, si es tan importante para la otra persona como para nosotros. Pista: no lo es.

Si temes que la otra persona no sea consciente de la urgencia, basta con explicarlo en el cuerpo del mail. A ser posible, sin utilizar las siglas ASAP (as soon as possible). Por muy urgente que sea, puedes perder cuatro segundos (me he cronometrado) escribiendo "tan pronto como sea posible".

Eso sí, sea urgente o no y aunque el correo electrónico no sea lo mismo que whatsapp, hay que contestar, aunque sólo sea por educación y para decir que lo estás mirando y que cuando puedas, te pones con el tema en cuestión. El margen de tiempo máximo que se suele aconsejar son 24 horas. Eso sí, si es un mail de trabajo y te llega fuera de la oficina, no estás obligado a contestar hasta que vuelvas a la oficina. Y si eres tú el que lo envía, debes ser asumir que a lo mejor no te contestan hasta la mañana siguiente. Y eso está bien.

14.- Saluda y despídete como las personas

Al menos di "hola" y "hasta luego", con el nivel de formalidad que requiera el destinatario. Puedes ahorrarte el saludo siempre que no sea el primer mail de un mismo hilo de correos electrónicos. Evita el lenguaje de robot típico de las fórmulas demasiado estandarizadas ("Me despido con un saludo afectuoso, atentamente"). A no ser que seas un robot, claro. Si eres un robot, envíanos un mail: queremos entrevistarte.

15.- Firma

Si es un mail de trabajo o necesitas que la otra persona tenga tus datos de contacto, incluye siempre una firma con estos datos. Estas firmas han sustituido en gran medida a las tarjetas de visita y a menudo se buscan para localizar un número de teléfono. La firma queda un poco ridícula si la incluyes en un mail para un amigo, pero tampoco tiene mucha importancia porque es tu amigo y no se fija en estas cosas.

16.- Enviado desde mi Nokia 3320

Borra lo de “enviado desde mi iPhone” y similares. A nadie le interesa qué modelo de móvil o de tablet usas. A nadie. Es cierto que puede ser un aviso, una forma de decir: “Lo he escrito desde el móvil y a lo mejor se ha escapado una falta o me he liado con el corrector”. Pero lo cierto es que la mayoría sólo entendemos: “Dejo eso ahí porque no sé cómo se quita. Soy viejo. LOL”.

Además, no es excusa para no releer antes de enviar, sobre todo teniendo en cuenta que cada vez enviamos y leemos más correos electrónicos desde dispositivos móviles.

17.- Relee antes de enviar

Son dos minutos y te ahorrarás disgustos.